หากถามว่าคุณจัดตั้งบริษัท เพื่ออะไร, คำตอบข้อแรกๆเลย ก็คือ เพิ่มความน่าเชื่อถือ, แต่บริษัทหลายๆราย กลับใช้ฟรีอีเมล์ในการติดต่อทางธุรกิจ และมองว่าระบบอีเมลล์เป็นเรื่องที่ไม่ได้มีความสำคัญอะไร หากคุณกำลังคิดแบบนี้อยู่ ก็แสดงว่าคุณอาจคิดผิดเป็นอย่างมาก เนื่องจาก ระบบอีเมลล์นั้นเป็นเสมือนนามบัตรใบสำคัญ ที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อภาพลักษณ์องค์กรของคุณ 

ยิ่งถ้าหากระบบอีเมลล์ของบริษัทที่ใช้อยู่  มันมีปัญหา ในกรณีต่างๆ ด้านล่างนี้ ยิ่งสมควรเปลี่ยน ระบบอีเมลล์ที่ใช้อยู่อย่างมาก
  • มีพื้นที่น้อย เกินกว่าจะทำงานได้สะดวก คือ ต้องคอย Download หรือ Archie email เก็บไว้ในเครื่องทุกครั้ง  ถ้าไม่โหลด Email box อาจจะเต็ม ทำให้รับ-ส่งเมลล์เข้าไม่ได้
  • Email Server หรือไม่ก็ Network ที่บริษัท มันใช้งานไม่ได้บ่อยๆ  รับส่งเมลล์ได้บ้าง ไม่ได้บ้าง ไม่เสถียร ล่มบ่อย หรือใช้เวลานาน ซึ่งหากเวลาจำเป็นจะต้อง ใช้อีเมล์ในการ รับส่ง เพื่อติดต่อธุรกิจ แล้วมาเจอระบบล่ม
  • มีอีเมลล์ ขยะเข้ามาเยอะมาก ทำให้จดหมายสำคัญตกหล่นไป
  • จัดการ folder อะไรลำบาก ฟังชันส์ควบคุมน้อย
  • อยากให้มีความสามารถใหม่ Feature ใหม่ๆ Update เรื่อยๆ  เพิ่มเติมความสามารถในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น
  • อยากได้ระบบ ปฏิทิน ดีๆ ที่สามารถล็อค แชร์ กำหนดกลุ่มวันประชุมได้ และสามารถใช้ได้บน iPhone, iPad, Android ได้
  • อยากได้ระบบซัพพอร์ท มีคนแค่ช่วยเหลือตอบคำถามเวลาระบบเกิดปัญหา

สาเหตุสำคัญที่ใช้เมลล์ขององค์กร หน่วยงาน บริษัท

1. เพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับหน่วยงาน บริษัทของคุณ เช่นการจัดทำสื่อเอกสารต่าง ๆ ตัวอย่าง info@prism.co.th จะทำให้บุคคลทั่วไปจดจำได้ง่าย
2. ข้อมูลของบริษัทจะไม่ศูนย์หายไปกับพนักงานคนใดคนหนึ่ง ในกรณีที่พนักงานลาออก
3. บุคคลที่ติดต่อสามารถรู้ที่มาของอีเมลล์ได้ ของบริษัทที่ติดต่อได้ เช่น

  • info@prism.co.th >> เมลล์ทั่วไปของบริษัท
  • support@prism.co.th >> เมลล์สำหรับการบริการต่างๆ
  • hr@prism.co.th >> สำหรับฝ่ายบุคคล
  • sale@prism.co.th >> สำหรับฝ่ายขาย
  • Eakkampon_P@prism.co.th >> คุณเอกกำพล พนักงานของพริซึ่ม

    การตั้งชื่อเมลล์บริษัท
    1. ควรมีความหมาย เข้าใจง่าย บอกถึงหน่วยย่อย ๆ ในองค์กรได้อย่างชัดเจน เช่น info@prism.co.th
    2. หากชื่อบุคคล ควรตั้งชื่อและมีนามสกุลด้วย เช่น Eakkampon_P@prism.co.th เป็นต้น เพื่อความเข้าใจสำหรับมาติดต่อ

    เมลล์บริษัทที่ดีประกอบด้วยอะไรบ้าง
    1.ต้องมี ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร แนบท้ายทุกครั้งในการส่ง เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับหน่วยงานของคุณ
    2.มีการตรวจเซ็กเมลล์เป็นประจำ เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกให้กับผู้มาติดต่อ
    3. หากมีการส่งเอกสารทีสำคัญ ควรมีสำเนาลับให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องรับทราบด้วย เพื่อป้องกันความผิดพลาดต่าง

    เราเข้าใจเป็นอย่างดีว่าในการที่ก่อตั้งบริษัท คุณต้องระมัดระวังเรื่องการใช้เงินให้คุ้มค่าที่สุด หรือพูดง่ายๆ อันไหนฟรีได้ยิ่งดี หรือลงทุนให้น้อยที่สุด แต่มันเป็นคำตอบที่ไม่สมเหตุสมผลเสียเลย หากคุณใช้เงินลงทุนจำนวนมากในการก่อตั้งบริษัท เช่น สร้างสิ่งปลูกสร้าง, เช่าออฟฟิต และจ้างพนักงาน เพื่อทำให้ธุรกิจคุณมีความน่าเชื่อถือ แต่ดันใช้ Free email ในการติดต่อธุรกิจ หากคุณมีแนวความคิดอย่างนี้แล้ว คุณอาจมองย้อนกลับกันในกรณีที่คุณเป็นลูกค้า คุณจะกล้าส่งข้อมูลต่างๆ ไปหาคุณหรือไม่ เพราะข้อมูลทางธุรกิจส่วนใหญ่ก็เป็นความลับอยู่แล้ว ดังนั้นเรา ทีมงาน Prism ที่มีประสบการณ์วางระบบ E-mail ขออาสาวางระบบ E-mail ที่มีความเสถียร

 

Asadawut Taveesiriwet

Comments

comments